Projektwikis

Projektteams, die organisationsuebergreifend aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche zusammengesetzt sind und in denen fallweise auch externe Mitarbeiter zuliefern, verfuegen oft nicht ueber eine gemeinsame Kommunikationsinfrastruktur.

Wikis als Informationszentrale im Projekt

Wikis sind hier eine einfache und guenstige Loesung, die die wichtigsten Anforderungen problemlos abdecken kann.
Projektteams brauchen

• gemeinsame Ablagen, ueber die Dokumente fuer alle verfuegbar sind
• Feedbackmechanismen, ueber die Dokumente, aber auch Entscheidungen kommentiert werden koennen
• Mechanismen, die die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ermoeglichen (etwa zur Erstellung und Abstimmung von Requirements)
• Tools, mit denen Beitraege von verschiedenen Autoren mit verschiedenen Funktionen eingesammelt werden koennen

Diese inhaltlichen Funktionen werden sehr gut durch den Wiki-Modus, also durch das leichte und – abhaengig von den Rechten – fuer jedermann moegliche Editieren von Seiten, erfuellt. Zusaetzlich wichtige Funktionen von Wikis sind in diesem Zusammenhang:

• Versionierung (User koennen einsehen, wer wann welche Aenderung oder Erweiterung vorgenommen hat; Administratoren koennen wieder auf alte Versionen zuruecksteigen, wenn Fehler passiert sind oder Unstimmigkeiten vorliegen)
• Rechteverwaltung: abhaengig von Art und Groesse des Projektteams koennen fuer alle Mitglieder die gleichen Rechte vergeben werden, es koennen fuer nur am Rand mitarbeitende Kollegen eingeschraenkte Rechte (z.B. ohne Bearbeitungsmoeglichkeit,aber mit Kommentarfunktion, oder ein nur lesender Zugriff) eingerichtet werden; das Projektwiki kann auch bei Bedarf nur fuer eine geschlossene Benutzergruppe eingerichtet werden, d.h. nicht am Projekt beteiligte Kollegen haben dann gar keinen Zugriff.
• Benachrichtigungsfunktionen (die etwa Mails verschicken, sobald eine bestimmte Seite geaendert wurde) sorgen dafuer, dass Aktualisierungen auch beim Zielpublikum ankommen.

Wikis: Collaboration löst E-Mail ab

Der Einsatz von Wikis im Projekten reduziert das Emailaufkommen erheblich. Im Gegensatz zu Emails hat die Kommunikation ueber kollaborative Medien vor allem die Vorteile, dass

• Beitraege fuer jeden Berechtigten, nicht nur einen bestimmten Empfaengerkreis sichtbar sind
• das laehmende politische Spiel der cc- und bcc-Empfaenger abgeschwaecht wird
• die Beitraege nicht verloren gehen oder aus Platzmangel geloescht werden
• die Beitraege dann gelesen werden koennen, wenn der Empfaenger Zeit dafuer hat
• eine genauere Dokumentation entsteht: per Mail werden in der Regel nur dann Berichte oder Aenderungen verschickt, wenn sie eine gewisse Relevanz erreicht haben – die restliche Kommunikation findet nicht statt. In Wikis ist dagegen jede Aenderung dokumentiert.

Mehr ueber die Abloese von Email durch Medien schreibt Luis Suarez, ein IBM-Mitarbeiter, der seit Mitte 2007 die Verwendung von Email verweigert.

Wenn Wikis von Anfang an in einem Projekt verwendet werden, erleichtert das schliesslich auch in der Endphase oder nach Beendigung des Projeks den Uebergang von einer Projektdokumentation in eine Produktdokumentation.
Projektwikis selbst bleiben in der Regel nicht erhalten; sie werden nach Beendigung des Projekts entweder eingestellt oder archiviert.
Nachdem Projektwikis eher temporaeren Content enthalten und oft auch ueber das Internet erreichbar sein muessen, eignet sich hier auch besonders der Einsatz von hosted solutions fuer den schnellen Start.